Talimat; bir işin, sürecin veya görevin nasıl yerine getirileceğini açıklayan yönlendirici bir belgedir. İyi hazırlanmış bir talimat, işi yapacak kişinin ne yapacağını, hangi sırayı izleyeceğini ve hangi kurallara dikkat edeceğini açıkça gösterir.
Talimatın amacını belirleyin
Belgeyi yazmaya başlamadan önce talimatın hangi işi düzenlediğini tek cümleyle tanımlayın. Amaç bölümü, okuyucuya bu belgenin neden hazırlandığını ve hangi sonucu hedeflediğini anlatmalıdır.
Kapsamı açıkça yazın
Talimatın kimler, hangi birimler, hangi işlemler veya hangi durumlar için geçerli olduğunu belirtin. Kapsam net olmazsa belge farklı kişiler tarafından farklı biçimlerde yorumlanabilir.
Sorumluları belirtin
Her adımın kim tarafından uygulanacağını açıkça yazın. “İlgili kişi yapar” gibi belirsiz ifadeler yerine görev veya birim adı kullanın. Birden fazla sorumlu varsa görev dağılımını ayrı ayrı gösterin.
İşlem adımlarını doğru sıraya koyun
Yapılacak işlemleri başlangıçtan sona kronolojik biçimde sıralayın. Her maddede tek bir eylem anlatmaya çalışın. Uzun paragraflar yerine numaralandırılmış ve kısa adımlar kullanmak uygulamayı kolaylaştırır.
Koşulları ve istisnaları açıklayın
Bir adım yalnızca belirli bir durumda uygulanıyorsa bu koşulu açıkça yazın. Acil durum, yetki sınırı, onay zorunluluğu veya işlem yapılamayacak hâller varsa ayrı başlık altında belirtin.
Kullanılacak belge ve araçları listeleyin
Form, tutanak, yazılım, cihaz, kontrol listesi veya başka bir belge gerekiyorsa adını ve mümkünse nereden temin edileceğini yazın. Böylece uygulayıcı eksik kaynak nedeniyle süreci yarıda bırakmaz.
Kontrol ve onay adımını ekleyin
İşlem tamamlandığında sonucu kimin kontrol edeceğini ve hangi ölçüte göre onay vereceğini belirtin. Gerekliyse kayıt, imza, tarih veya raporlama yöntemini de açıklayın.
Talimat örnek yapısı
- Belgenin adı
- Amaç
- Kapsam
- Tanımlar
- Sorumlular
- Uygulama adımları
- İstisnalar ve uyarılar
- Kontrol ve kayıt yöntemi
- Yürürlük tarihi
- Hazırlayan ve onaylayan
Yayınlamadan önce test edin
Talimatı, süreci daha önce yapmamış bir kişinin okuyarak uygulayıp uygulayamayacağını düşünerek kontrol edin. Belirsiz fiilleri, eksik sıralamayı ve açıklanmamış kısaltmaları düzeltin.
İlgili rehberler:
- Dilekçe ile talimat arasındaki fark nedir?
- Etkili talimat yazarken dikkat edilmesi gerekenler
- Dilekçe nasıl yazılır?
