Bir talimatın değerini uzunluğu değil, doğru ve aynı biçimde uygulanabilmesi belirler. Okuyucu metni farklı yorumluyorsa veya adımları tamamlamak için sürekli ek bilgiye ihtiyaç duyuyorsa talimat yeterince açık değildir.

Açık eylem fiilleri kullanın

“Gerekli işlem yapılır” gibi belirsiz cümleler yerine işlemi doğrudan tanımlayın. “Formu doldurun”, “belgeyi kontrol edin” veya “onay için birim yöneticisine gönderin” gibi ifadeler tercih edin.

Her maddede tek işlem anlatın

Bir maddede birden fazla eylem bulunması adımların atlanmasına yol açabilir. Karmaşık süreci daha küçük ve numaralandırılmış adımlara bölün.

Sıralamayı bozmayın

Ön koşulları, ana işlemleri ve kapanış adımlarını doğru sırada verin. Sonraki adıma geçmek için önceki adımın tamamlanması gerekiyorsa bunu açıkça belirtin.

Belirsiz zaman ifadelerinden kaçının

“En kısa sürede” veya “uygun zamanda” yerine mümkün olduğunda ölçülebilir süreler kullanın. Örneğin “belgeyi teslim aldıktan sonra iki iş günü içinde kontrol edin” ifadesi daha nettir.

Sorumluyu görünür hâle getirin

Her işlem için sorumlu kişi, görev veya birim belli olmalıdır. Onay veren, uygulayan ve kontrol eden roller farklıysa bunları ayrı ayrı tanımlayın.

Uyarıları ilgili adımın yanında verin

Güvenlik, gizlilik, yetki veya veri kaybı riski içeren uyarıları belgenin sonunda toplamak yerine ilgili işlemin hemen yanında gösterin. Kritik uyarıları görsel olarak ayırmak da faydalıdır.

Kısaltmaları ve teknik terimleri açıklayın

Belgeyi yalnızca uzmanların değil, göreve yeni başlayan kişilerin de okuyabileceğini düşünün. İlk kullanımda kısaltmanın açık hâlini yazın ve gerekiyorsa tanımlar bölümü ekleyin.

Revizyon ve yürürlük bilgisini ekleyin

Kurumsal talimatlarda belge numarası, sürüm veya revizyon numarası, yayın tarihi, yürürlük tarihi ve onaylayan bilgisi bulunması güncel metnin ayırt edilmesini sağlar.

Uygulanabilirliğini kontrol edin

Talimatı yayımlamadan önce gerçek veya örnek bir süreç üzerinde test edin. Eksik araç, tanımsız rol, çelişkili adım veya uygulanamayacak süre varsa metni güncelleyin.

Düzenli olarak gözden geçirin

Süreç, yazılım, mevzuat veya organizasyon değiştiğinde talimat da güncellenmelidir. Eski sürümlerin yanlışlıkla kullanılmasını önlemek için yürürlükten kaldırılan belgeleri açıkça işaretleyin.

İlgili rehberler:

• Talimat nasıl hazırlanır?
• Dilekçe ile talimat arasındaki fark nedir?
• Dilekçe yazarken en sık yapılan hatalar